Cách viết Cover Letter tiếng Việt ghi điểm với nhà tuyển dụng

Cover Letter tiếng Việt hay còn được biết đến là thư xin việc. Đây là một loại văn bản rất quan trọng, được gửi kèm với CV xin việc. Vậy cách viết Cover Letter tiếng Việt nào là chuyên nghiệp và ghi điểm nhanh chóng với nhà tuyển dụng, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu nhé.

Cover Letter là gì?

Cover Letter hay còn được biết là thư xin việc. Đây là một văn bản đính kèm, thường được yêu cầu trong các hồ sơ như xin học bổng, xin việc làm hay xin vào một chương trình học, hoạt động ngoại khóa nào bên cạnh sơ yếu lý lịch hoặc hồ sơ xin việc để bày tỏ nguyện vọng của ứng viên về vị trí họ đang nhắm tới.

Cấu trúc của một Cover Letter là gì?

Một bài Cover Letter cơ bản sẽ bao gồm 4 phần:

• Thông tin liên lạc
• Phần mở đầu
• Phần nội dung
• Phần kết

Hãy cùng Tuyển dụng tìm hiểu chi tiết nội dung từng phần trước khi tìm hiểu kỹ hơn về cách viết Cover Letter tiếng Việt nhé.

Thông tin liên lạc

Ở phần này, bạn cần nêu các thông tin liên hệ của bạn và người nhận thư. Người này có thể là trưởng phòng ban nhân sự, nhân viên nhân sự,…

Thông tin liên lạc trong Cover Letter tiếng Việt bao gồm: họ tên, email, SĐT, MXH hoặc web nếu có, địa chỉ nơi ở/công ty.

Phần mở đầu

Phần mở đầu sẽ giúp bạn tạo ấn tượng và thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng khi vừa mới bắt đầu. Và cũng là phần thể hiện một cách ngắn gọn từ 2 – 4 dòng lý do vì sao nhà tuyển dụng phải chọn bạn. Bạn có kinh nghiệm hay năng lực gì nổi trội phù hợp với yêu cầu của nhà tuyển dụng thì hãy đưa vào phần này nhé.

Phần nội dung

Đây chính là phần nội dung chính của Cover Letter, hãy nêu rõ những kinh nghiệm và kỹ năng của bạn ở phần này. Ngoài ra, bạn cũng có thể thể hiện sự hiểu biết về công ty hay sản phẩm, dịch vụ của công ty với nhà tuyển dụng.

Một điều không phải ai cũng làm được là thể hiện thật tốt phần mở đầu để thu hút họ đọc tiếp phần nội dung. Từ đó, nhà tuyển dụng sẽ hiểu hơn về bạn.

Ở phần nội dung này, bạn sẽ không cần phải nêu quá đầy đủ và chi tiết quá trình làm việc của bạn. Hãy lựa chọn những câu chữ thật ngắn gọn, lịch sự và liên quan nhất đến vị trí ứng tuyển.

Phần kết thúc

Sau khi đã nêu chi tiết kinh nghiệm cũng như kỹ năng của bạn ở phần trên, hãy kết thúc Cover Letter bằng lời cảm ơn và mong muốn được gặp mặt trong buổi phỏng vấn. Đừng quên để lại thông tin liên hệ và chữ ký hoặc tên của bạn cuối thư.

Cách viết Cover Letter tiếng Việt ghi điểm với nhà tuyển dụng

Để viết một bức Cover Letter bằng tiếng Việt, cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Viết thông tin liên hệ của bạn và nhà tuyển dụng vào tiêu đề

Sau đó, hãy bổ sung một số thông tin về:

• Thời gian
• Họ và tên của nhân sự/doanh nghiệp/tổ chức tuyển dụng
• Địa chỉ công ty
• SĐT của công ty…

Bước 2: Sử dụng cách xưng hô chuyên nghiệp

Đây là một trong những bước khởi đầu trong cách viết Cover Letter tiếng Việt.

Việc nhắc đến tên thật của nhà tuyển dụng trong Cover Letter cũng là một cách để chứng minh bạn quan tâm đến họ. Một lời chào mở đầu thiếu chân thành sẽ làm giảm đi cơ hội trúng tuyển của bạn.

Nếu bạn không chắc chắn về chức danh của nhà tuyển dụng như Ông, Bà, Cô, Anh, Chị,… hãy loại bỏ nó khỏi phần chào của mình. Ví dụ: “Minh thân mến, Phương thân mến,…” là một cách có thể chấp nhận được.

Nếu bạn không thể tìm thấy tên của bất kỳ ai, bạn có thể gửi đến địa chỉ của bộ phận tiếp nhận. Ví dụ: “Kính gửi Phòng Nhân sự”, “Kính gửi Phòng Nhân Sự của Công Ty CP Jobkey”,….

Bước 3: Thu hút nhà tuyển dụng bằng một lời giới thiệu mạnh mẽ

Hãy làm cho phần giới thiệu của mình thu hút bằng cách thêm một số tính từ mô tả về tính cách, đam mê hoặc điểm nhấn về nghề nghiệp của bạn. Tính cách luôn là điều quan trọng mà nhà tuyển dụng mong muốn được thấy ở bạn nhiều nhất. Tuy nhiên, nên chắc chắn rằng mọi thứ cần phải có chừng mực. Một số cách bạn có thể sử dụng để xây dựng chiến lược giới thiệu trong thư xin việc sẽ là:

• Thể hiện tình yêu, sự ngưỡng mộ, trân trọng của bạn đối với công ty
• Làm nổi bật các thành tích bạn đạt được trong quá khứ
• Thể hiện niềm đam mê, có trách nhiệm với công việc của bạn

Bước 4: Chứng minh bạn là một ứng viên hoàn hảo cho công việc này

Đây là bước chính trong cách viết Cover Letter tiếng Việt và thu hút nhà tuyển dụng. Hãy trình bày tại sao bạn là người phù hợp với công việc này một cách đầy thuyết phục. Để làm được việc này, ứng viên cần ghi nhớ:

• Quan tâm đến những kết quả trong thực tế
• Các nhà tuyển dụng sẽ thông qua vài câu hỏi để kiểm chứng xem những gì bạn thể hiện trong CV có chính xác không.
• Hãy dùng những thành tích gần đây bạn đạt được để chứng minh với nhà tuyển dụng. Không gì tuyệt vời bằng việc dùng các con số để thể hiện năng lực và kỹ năng của bản thân. Nếu là một nhân sự ngành kinh doanh, hãy đưa ra các số lượng về doanh thu, lợi nhuận, giá trị về sự hài lòng
• Sẽ thật hoàn hảo khi đưa ra những lời nhận xét từ cấp trên cũ dành cho bạn. Kèm theo đó là những giải thưởng chuyên môn mà bạn nhận được như giải thưởng nhân viên xuất sắc, nhân viên ưu tú nhất năm,…
• Nếu bạn chưa có quá nhiều kinh nghiệm thì cũng đừng quá lo lắng vì ngoài kinh nghiệm, nhà tuyển dụng còn đánh giá thái độ nghề nghiệp cùng những phẩm chất khác của bạn. Bởi vậy mà những hoạt động như thành tích học tập, hoạt động ngoại khóa, động lực và mục tiêu, khả năng tin học văn phòng,…

Bước 5: Đánh giá sơ bộ và hoàn thiện nội dung thư xin việc

Khi viết Cover Letter tiếng việt, hãy thể hiện mình là một ứng viên lịch sự và tự tin. Dù là đoạn cuối cùng nhưng vẫn phải đảm bảo sự cẩn thận, tỉ mỉ. Để có thể hoàn chỉnh một chiếc Cover Letter xịn sò, bạn cần lưu ý những điều sau:

• Thể hiện sự cảm ơn đối với nhà tuyển dụng đã xem xét sơ yếu lý lịch và thư xin việc của bạn
• Khái quát lại những lý do tại sao bạn là một ứng viên tiềm năng và phù hợp với vị trí công việc này
• Lặp lại sự đam mê của bạn dành cho vị trí, công việc đó
• Lịch sự yêu cầu nhà tuyển dụng gửi cho bạn lời mời phỏng vấn

Bước 6: Chào kết thúc Cover Letter

Khép lại các bước trong cách viết Cover Letter tiếng Việt bằng một bước chào kết thúc thật chuyên nghiệp. Hãy ký tên vào thư xin việc của bạn, ví dụ:

• Tôi/Em cảm ơn
• Trân trọng/Trân trọng cảm ơn
• Cảm ơn/Xin cảm ơn
• Chân thành cảm ơn/Xin chân thành cảm ơn

Sau cùng, hãy cách một khoảng và nhập tên đầy đủ của bạn.

Bước 7: Kiểm tra lại Cover Letter tiếng Việt của bạn

Đây là bước quan trọng nên đừng làm một cách qua loa nhé. Hãy thử kiểm tra xem định dạng thư xin việc của mình đã đúng chưa, có bị phạm lỗi gì không,…

Kiểm tra định dạng thư xin việc

Một Cover Letter tiếng Việt chuyên nghiệp sẽ có khoảng từ 200 – 350 từ, được gói gọn trong 1 trang A4. Kiểu phông chữ trong Cover Letter phải đồng nhất, mức độ chênh lệch không quá nhiều. Khoảng cách lề của thư xin việc phải từ 1’’ – 1,5’’.

Rà soát nội dung và những lỗi cần thiết

Văn phong và giọng điệu trong thư xin việc là một yếu tố rất quan trọng. Bạn không nên viết thư xin việc với giọng điệu quá trang trọng, bởi nó sẽ không làm bạn chuyên nghiệp hơn mà làm Cover Letter tiếng Việt của bạn trở nên cứng nhắc và khó để nắm bắt các thông tin.

Để cải thiện văn phong cũng như giọng điệu trong thư xin việc, hãy thử:

• Tránh dùng các danh ngữ sáo rỗng, chẳng hạn như suy nghĩ khách quan và sức mạnh tổng hợp.
• Sử dụng các từ ngữ đơn giản, hạn chế sử dụng những từ có sắc thái quan trọng
• Đọc lại Cover Letter và rà soát các lỗi dùng từ, chính tả, cách diễn đạt, ngữ pháp câu.
• Hãy sửa lại những câu quá dài, diễn đạt lủng củng, để thông điệp về thông tin của bạn được nhà tuyển dụng nắm bắt một cách tốt nhất.

Lỗi thiết kế

Khi thiết kế Cover Letter, bạn có thể thêm vào họa tiết, màu sắc đơn giản để lá thư thêm phần sinh động. Tránh sử dụng quá nhiều họa tiết hoặc màu sắc nổi bật làm rối mắt và thiếu chuyên nghiệp.

Một Cover Letter chuyên nghiệp sẽ như thế nào?

Sau khi biết được cách viết Cover Letter tiếng Việt, những yếu tố nào sẽ làm cho bức thư Cover Letter trở nên chuyên nghiệp hơn, hãy cùng tìm hiểu ngay dưới đây.

• Bước đầu tiên là bạn cần đảm bảo một Cover Letter tiếng Việt đang được sử dụng đúng mục đích. Tức là Cover Letter phải tóm tắt được nhanh chóng tại sao nhà tuyển dụng họ nên chọn bạn. Thông qua Cover Letter và sự kết nối với CV, nhà tuyển dụng cần thấy ở bạn sự định hình về phong cách cá nhân, năng lực chuyên môn cũng như sự phù hợp với vị trí mà họ đang tìm kiếm. Tất nhiên, nhiệm vụ của bạn là làm thế nào để thuyết phục nhà tuyển dụng nắm bắt dễ dàng hơn những gì bạn có.
• Tính chuyên nghiệp của Cover Letter tiếng Việt còn được thể hiện ở khía cạnh trọng tâm, đi thẳng vào vấn đề. Thể hiện cho nhà tuyển dụng biết lý do vì sao họ nên chọn bạn. Loại bỏ đi những thông tin không cần thiết, hãy thật tỉ mỉ và thông minh để chọn lọc nội dung mà bạn muốn truyền tải.
• Bên cạnh đó, những kỹ năng hay kiến thức chuyên môn để đáp ứng vị trí tuyển dụng cũng cần được đưa vào Cover Letter một cách thích hợp. Hãy nhớ mọi thứ vừa đủ, không được quá nhiều, đơn giản nhưng không phải hời hợt.

Trên đây là cách viết Cover Letter tiếng Việt ghi điểm với nhà tuyển dụng. Hãy chuẩn bị thật kỹ các loại giấy tờ như Cover Letter, CV bản mềm, CV bản cứng. Cùng với đó là một tinh thần bình tĩnh, tự tin, các kiến thức, kỹ năng,… để có thể đạt được công việc mong muốn.