Cách viết Email xin việc hay nhất 2023 chinh phục mọi nhà tuyển dụng

Xu hướng tuyển dụng mới nhất hiện nay, phần đông doanh nghiệp ưa chuộng chọn cách nhận hồ sơ xin việc online của ứng viên thông qua email thay cho yêu cầu ứng viên nộp hồ sơ trực tiếp đến địa chỉ công ty.

Cách viết Email xin việc khoa học, ghi điểm ngay lập tức với nhà tuyển dụng không phải ai cũng chinh phục nó dễ dàng. Có những nguyên tắc vàng, những điều cần lưu ý trong cách viết mail xin việc giúp chúng ta soạn thảo được một email xin việc chinh phục nhà tuyển dụng ngay trong lần đầu tiên. Cùng Tuyển dụng việc làm đi tìm câu trả lời giải đáp cho các thắc mắc liên quan đến cách viết email xin việc trong bài viết này nhé.

Phân biệt Email xin việc và thư xin việc gửi nhà tuyển dụng

Email xin việc là gì?

Email xin việc là phần nội dung mà ứng viên sẽ phần nội dung mà ứng viên viết trực tiếp trên khung văn bản của email khi bạn muốn gửi CV xin việc hay bộ hồ sơ xin việc đến nhà tuyển dụng. Email này sẽ đính kèm với các giấy tờ khác trong bộ hồ sơ xin việc.

Ứng viên chỉ cần trình bày nội dung email này thật ngắn gọn, rõ ràng với các thông tin nổi bật thu hút nhà tuyển dụng. Bởi phần lớn thông tin của bạn đã được thể hiện trong hồ sơ xin việc. Khi giới thiệu quá chi tiết, bạn sẽ mắc phải lỗi lặp lại các thông tin trong hồ sơ xin việc, vô tình tạo ta hiệu ứng nhàm chán khi nhà tuyển dụng xem xét đến hồ sơ.

Email xin việc khác nhau như thế nào với thư xin việc?

Hiện nay, rất nhiều bạn vẫn còn nhầm lẫn giữa 2 khái niệm email xin việc và thư xin việc (Cover Letter). Chúng ta thường đánh đồng chúng là chỉ là một, thế nhưng thực tế không phải như vậy.

Email xin việc là phần nội dung được viết trong mai với mục đích giới thiệu bản thân và vị trí ứng tuyển. Trong khi đó, thư xin việc chỉ là một File đính kèm cùng với các tài liệu khác trong bộ hồ sơ xin việc mà thôi.

Bí quyết giúp bạn viết tốt email xin việc chuyên nghiệp

Nếu khi viết Email xin nghỉ việc, bạn cần khéo léo để giữ được mối quan hệ tốt đẹp với sếp và các đồng nghiệp cũ. Sẽ có những Tips viết mail xin nghỉ việc chuyên nghiệp giúp việc “ra đi” của bạn diễn ra êm đềm.

Tương tự, chúng ta cũng có những nguyên tắc vàng mà bạn sẽ cần lưu ý. Chỉ như vậy thôi, bạn đã có thể dễ dàng hoàn thiện cho mình một Email xin việc đúng chuẩn. Đừng quá lo lắng khi bạn cần soạn thảo email xin việc bằng tiếng anh. Bởi dù viết theo ngôn ngữ nào, với cách viết email xin việc bằng tiếng anh, chúng ta vẫn có thể áp dụng thành công những nguyên tắc này. Vậy những nguyên tắc vàng ấy là gì, cùng tìm hiểu ở phần tiếp theo của bài viết này nhé.

Cách viết tiêu đề email xin việc

Thông thường, với cách viết tiêu đề cho một Email xin việc sẽ có 2 trường hợp xảy ra mà các bạn trước khi gửi mail đến nhà tuyển dụng cần lưu ý kỹ.

Trường hợp 1: Nhà tuyển dụng ghi rõ ràng yêu cầu thông tin về tiêu đề email xin việc

Bạn cần thực hiện đúng với mẫu cấu trúc chỉ định mà nhà tuyển dụng đã yêu cầu. Thông thường, với các trường hợp này, nhà tuyển dụng sẽ ghi rõ ràng yêu cầu ở cuối mỗi thông tin tuyển dụng “Ứng viên vui lòng gửi CV và hồ sơ xin việc qua địa chỉ “XXX@gmail.com” với tiêu đề : “Họ và tên – Vị trí ứng tuyển – Tên công ty”. Bạn chỉ đơn giản thực hiện theo đúng yêu cầu là đã được, không cần phải sáng tạo thêm bất cứ điều gì. Điều này giúp nhân sự dễ lọc email ứng viên và tiện cho công việc tuyển dụng của họ hơn.

Trường hợp 2: Nhà tuyển dụng không đưa ra yêu cầu về tiêu đề email xin việc

Bạn có thể sáng tạo tiêu đề email để tạo điểm nhấn cá nhân, nhưng cần phải đảm bảo các tiêu chí ngắn họ, rõ ràng tên, vị trí ứng tuyển. Đừng nên viết quá dài dòng, tránh những tiêu đề tối nghĩa, không rõ ý hay đan xen yêu cầu. Tốt nhất, bạn chỉ nên trình bày tiêu đề mail với độ dài tối đa là 50 ký tự. Theo khảo sát từ các chuyên gia tuyển dụng, những email có tiêu đề dưới 50 ký tự có tỷ lệ mở cao hơn so với các email khác đến 12,5%.

Mẫu tiêu đề Email tham khảo:

“Họ tên – Vị trí ứng tuyển – Tên công ty – Ngày ứng tuyển”.

Ví dụ: Nguyễn Thị Ngọc Ly – Ứng tuyển vị trí nhân viên kế toán – Công ty ABC – 12/12/2022.

Cách viết nội dung email xin việc

Phần giới thiệu

Mở đầu Email bằng cụm từ “Kính gửi….” sẽ thể hiện được sự tôn trọng dành cho nhà tuyển dụng. Không nên dùng các cụm từ “Gửi anh/chị….” hay “Chào anh/chị….” trong cách viết thư giới thiệu xin việc, rất dễ gây mất thiện cảm với người tiếp nhận.

Mẫu lời mở đầu Email tham khảo:

Khi bạn viết rõ tên của người phụ trách tuyển dụng:  “Kính gửi + Ms/Mr + Tên + chức vụ của họ”

Khi bạn không biết cụ thể danh tính người nhận: “Kính gửi phòng tuyển dụng nhân sự + Tên công ty”.

Nội dung chính

Nội dung chính của một Email xin việc cần bao gồm tất cả những vấn đề sau:

Thông tin cá nhân: Tên đầy đủ, nơi đang học hoặc vị trí từng công tác,…

Mục đích gửi email: Bạn muốn ứng tuyển cho vị trí nào, được đăng tải ở đâu (nơi bạn biết đến thông tin tuyển dụng website, Facebook,….)

Tóm tắt ngắn gọn kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp nhất với công việc ứng tuyển

Giới thiệu hồ sơ đính kèm: CV xin việc, Portfolio, thư giới thiệu nếu có.

Lưu ý rằng, chúng ta đừng nên lạm dụng phần nội dung này để trình bày dài dòng, lan man. Bởi nhà tuyển dụng sẽ không đủ thời gian và kiên nhẫn với một Email quá nhiều chữ nhưng lại không có giá trị thông tin. Hãy thể hiện những gì nổi bật nhất thuộc về bản thân bạn để tạo sự chú ý và hấp dẫn, thúc đẩy mong muốn được tìm hiểu nhiều hơn về bạn, nhà tuyển dụng sẽ phải mở hồ sơ xin việc và đánh giá bạn chi tiết hơn.

Phần kết email

Là một người chuyên nghiệp và lịch sự, bạn đừng quên để lại lời cảm ơn với phía tiếp nhận đã dành thời gian xem qua email của bạn dù với mục đích gì. Hãy để lại lời cảm ơn chân thành tới nhà tuyển dụng đã dành thời gian xem qua mail ứng tuyển xin việc của bạn và thể hiện mong chờ lời hồi âm từ họ.

Những lưu ý cần biết khi viết Email xin việc

Hãy luôn nhớ rằng, trước khi phần nội dung đủ sức thuyết phục nhà tuyển dụng. Hình thức của email sẽ là cánh cửa đầu tiên mà bạn cần phải tìm được chiếc “chìa khóa vàng” để mở ra thành công. Bởi đây sẽ là yếu tố đầu tiên mà nhà tuyển dụng sẽ nhìn vào để đánh giá sự chuyên nghiệp của bạn. Đừng để ấn tượng đầu tiên trở nên nhạt nhòa bởi những vấn đề sau

Tên email

Không nên sử dụng tên email đáng yêu, quá trẻ con hay quá dài sẽ luôn là lời khuyên đầu tiên mà các chuyên gia tuyển dụng đưa ra cho ứng viên của mình. Bởi email xin việc cần thể hiện sự nghiêm túc và chuyên nghiệp của ứng viên

Tên email nên ngắn gọn gồm họ tên và một vài ký tự khác để tránh bị trùng lặp, chẳng hạn như nguyenlinh94@gmail.com, thanhdung97@gmail.com, ngangiangnguyen1505@gmail.com,….

Tên hiển thị email

Nhiều người thường hay bỏ qua tên hiển thị email, nhưng điều này là hoàn toàn không nên. Đây sẽ là tên hiển thị khi thư gửi đến nhà tuyển dụng. Bạn đang mất điểm đáng tiếc trong mắt nhà tuyển dụng chỉ với một chi tiết nhỏ rằng tên hiển thị không phải tên thật hay dù là tên thật nhưng lại không được viết hoa.

Chữ ký mail

Chữ ký mail sẽ bao gồm họ tên, địa chỉ email, số điện thoại, địa chỉ nơi ở, trang mạng xã hội. Đây sẽ là những thông tin quan trọng, giúp nhà tuyển dụng có thể nhanh chóng bắt liên lạc được với bạn trong trường hợp có một số vấn đề phát sinh. Chữ ký mail xuất hiện ở cuối mỗi Email gửi đi còn góp phần thể hiện tính chuyên nghiệp và khoa học của bạn.

Mẫu email xin việc ấn tượng chinh phục ngay nhà tuyển dụng

Trong bài viết này, Tuyển dụng việc làm sẽ gợi ý cho bạn một vài email xin việc mẫu, nếu bạn còn đang băn khoăn với cách viết email xin việc chuẩn, có thể dựa vào đây để sáng tạo và hoàn thiện mẫu email xin việc phù hợp với dấu ấn cá nhân bạn nhé

Mẫu số 01: Email xin việc cho sinh viên, người mới tìm việc

Tiêu đề email: Họ tên – Vị trí ứng tuyển – Tên công ty

Nội dung:

Kính gửi Phòng nhân sự Công ty [tên công ty],

Tôi là [họ và tên], tôi xin nộp hồ sơ ứng tuyển vào vị trí [tên vị trí ứng tuyển] theo như thông tin tuyển dụng của công ty tại [nơi bạn đã tiếp nhận thông tin đăng tải ].

Theo như nội dung mô tả công việc trong thông tin tuyển dụng của Quý công ty, với kinh nghiệm … năm làm việc ở lĩnh vực này, tôi tin rằng mình hoàn toàn có thể đáp ứng 100% các yêu cầu công việc với vị trí này, đủ tiềm năng để trở thành một nhân viên ưu tú mà Quý công ty đang tìm kiếm.

Tôi đã gửi kèm theo email này là bộ hồ sơ xin việc của tôi bao gồm:

– CV xin việc

– Thư xin việc

– Bảng điểm tốt nghiệp đại học/cao đẳng

– Các bằng cấp khác được yêu cầu trong nội dung tuyển dụng của Quý công ty

Rất mong Quý công ty dành thời gian đểvxem xét qua hồ sơ xin việc của tôi. Xin chân thành cảm ơn và rất mong sớm nhận được hồi âm từ Quý công ty!

Trân trọng,

[Tên ứng viên]

Mẫu số 02: Email xin việc cho người đã có kinh nghiệm

Tiêu đề mail: Họ tên – Vị trí ứng tuyển

Nội dung:

Kính gửi Mr/Mrs [tên của người nhận] – Trưởng phòng nhân sự Công ty [tên công ty]

Tôi tên là [tên ứng viên], tốt nghiệp loại [xuất sắc/giỏi/khá/trung bình] trường […].

Thông qua [nơi bạn đã tiếp nhận thông tin đăng tải/ thư giới thiệu xin việc….], tôi được biết Quý công ty đang có nhu cầu tuyển dụng vị trí […]. Với những kinh nghiệm hiện có, tôi tự tin sẽ đảm nhiệm tốt vai trò này. Tôi đã có cơ hội được làm việc thực tế trong lĩnh vực … với khoảng thời gian ….năm. Bên cạnh đó tôi còn có kinh nghiệm về mảng … trong thời gian làm việc tại công ty cũ.

Vì vậy, tôi tin tưởng rằng mình sẽ là một trong số những ứng viên tiềm năng mà công ty đang tìm kiếm. Đính kèm theo cùng email này là toàn bộ hồ sơ xin việc của tôi.

– CV xin việc

– Thư xin việc

– Bảng điểm tốt nghiệp đại học/cao đẳng

– Các bằng cấp khác được yêu cầu trong nội dung tuyển dụng của Quý công ty

Cảm ơn Quý công ty đã dành thời gian xem xét hồ sơ ứng tuyển của tôi. Tôi rất mong nhận được sự phản hồi từ phía công ty để tôi có cơ hội được làm việc tại Quý công ty trong thời gian đến.

Trân trọng,

[Tên ứng viên]

Email xin việc cần đính kèm với những loại giấy tờ cần thiết nào trước khi gửi?

Một bộ hồ sơ xin việc chuyên nghiệp và đầy đủ được gửi đến nhà tuyển dụng, bên cạnh việc chuẩn bị nội dung email xin việc thật chuyên nghiệp, bạn cũng cần lưu ý đính kèm các loại giấy tờ cần thiết khác bao gồm:

CV xin việc.

Thư xin việc.

Bằng tốt nghiệp và bảng điểm tốt nghiệp (nếu được yêu cầu)

Chứng chỉ tiếng anh, chứng chỉ tin học, chứng chỉ chuyên ngành yêu cầu.

Sơ yếu lý lịch, sổ hộ khẩu,…

Kiểm tra lại email lần cuối trước khi gửi đi

Để tránh không phải mắc những sai sót đáng tiếc, hãy luôn kiểm tra lại một lần cuối toàn bộ email xin việc của bạn, đảm bảo rằng khi email đến nhà tuyển dụng, sẽ không còn bất kỳ một sai sót nào.

Bạn thấy đó, kiểm tra email xin việc lần cuối trước khi gửi đi là vô cùng quan trọng. Những thứ bạn cần chú ý trong cách viết email gửi CV xin việc, dù rằng đó là cách viết thư xin việc bằng tiếng anh, sẽ là danh sách những mục được kiểm tra theo thứ tự như sau:

Tên email của bạn

Tên hiển thị email của bạn

Tiêu đề email

Địa chỉ người nhận

Nội dung email

Phần “Kính gửi” nên được viết in đậm

Văn phong trang trọng, lịch sự, không nên sử dụng nhiều yếu tố có tính biểu cảm

Đừng bao giờ để sót lỗi “SAI CHÍNH TẢ”

Tài liệu kèm theo nên được đặt tên dưới dạng tiếng Anh hoặc tiếng Việt không dấu

Những thông tin về cách viết email xin việc được chia sẻ trong bài viết trên đây, chắc hẳn đã ít nhiều cung cấp cho bạn kiến thức cần thiết, giúp các bạn tự tin hơn khi soạn thảo một email xin việc chuyên nghiệp và ấn tượng để chinh phục các chuyên viên tuyển dụng nhân sự doanh nghiệp ngay trong lần đầu tiên tiếp xúc, qua đó có thể đến gần hơn với vị trí việc làm mơ ước của mình.