Hướng dẫn cách viết thư từ chối nhận việc lịch sự và khôn khéo

Khi đứng trước những cơ hội việc làm, không phải lúc nào chúng ta cũng đáp lại bằng cái gật đầu đồng ý. Vì nhiều nguyên nhân khác nhau khiến bạn quyết định từ chối lời mời làm việc từ công ty. Điều đó không có gì là xấu, tuy nhiên, dù bất kỳ lý do nào, một bức thư từ chối lời mời nhận việc được viết rõ ràng và lịch sự là điều cần thiết mà bạn nên làm. Bài viết dưới đây của Tuyển dụng nhân sự sẽ hướng dẫn bạn cách viết thư từ chối nhận việc khéo léo, không gây mất lòng nhà tuyển dụng.

Cấu trúc của thư từ chối nhận việc qua email

Trước khi tìm hiểu cách viết thư từ chối nhận việc, cần hiểu rõ cấu trúc của nó gồm những phần nào? Nội dung thư từ chối nhận làm việc chuẩn bao gồm năm phần chính, đó là:

Tiêu đề thư: Họ và tên ứng viên – Vị trí công việc được mời nhận việc 

Lời chào: Tên, tuổi, địa chỉ ứng viên. Tên, địa chỉ công ty, Tên người tuyển dụng

Viết lời cảm ơn: Cảm ơn công ty về lời đề nghị làm việc, bày tỏ sự đánh giá cao về thời gian, công sức của phía tuyển dụng.

Lời từ chối: Bày tỏ sự tiếc nuối và thẳng thắn thông báo rằng mình không thể đảm nhận vị trí này. Phần này, bạn không nhất thiết phải nêu lý do tại sao nhận việc ở công ty khác thay vì ở đây. Nếu muốn đề cập, hãy viết hết sức ngắn gọn lý do từ chối.

Lời kết: Một lần nữa bày tỏ lòng biết ơn về lời mời, để lại thông tin nhằm giữ liên lạc và ký tên.

Nếu có thể, khi viết email từ chối nhận việc hãy đề xuất một ứng viên khác. Điều này như một cách xin lỗi vì gây mất thời gian cho quá trình tuyển dụng của doanh nghiệp đồng thời hướng sự chú ý của nhà tuyển dụng đến anh ấy/ cô ấy.

Tiêu chí cho một mẫu thư từ chối lời mời công việc khéo léo giúp ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng.

Thời gian gửi thư

Ngay khi bạn nhận được thư mời làm việc từ nhà tuyển dụng nhưng bạn đã có quyết định khác cho mình. Email từ chối nhận việc cần được gửi đi sau tối đa 24 giờ để doanh nghiệp kịp thời lên ế hoạch thay thế nhân sự mới. Nếu chậm trễ sẽ gây mất thiện cảm với tư cách là một ứng viên, đồng thời còn giảm cơ hội hợp tác với doanh nghiệp trong tương lai. Hãy thử nghĩ đến trường hợp bạn muốn quay lại ứng tuyển, liệu nhà tuyển dụng còn đánh giá cao bạn khi bạn đã từng làm đình trệ quá trình tuyển dụng lao động của doanh nghiệp.

Nội dung thư

Nói đến cách viết thư từ chối nhận việc thì nội dung thư là vấn đề được quan tâm nhiều nhất. Bởi phải viết làm sao từ chối công việc một cách khôn khéo, không gây mất lòng với nhà tuyển dụng. Vì thế, nội dung cần ngắn gọn, lịch sự, đi thẳng vào vấn đề, nhất là phần nêu ra lý do từ chối. Lan man sẽ làm mất thời gian của hai bên, khiến nhà tuyển dụng khó chịu, cho rằng bạn không tôn trọng doanh nghiệp của họ.

Bên cạnh đó, cần tránh những lời nhận xét tiêu cực về doanh nghiệp, về vị trí công việc hay bất cứ điều gì bạn không hài lòng. 

Giới thiệu ứng viên phỏng vấn mới cho nhà tuyển dụng

Một cách viết email từ chối nhận việc khôn khéo là bạn có thể vận dụng tốt các mối quan hệ, giới thiệu nhân sự thay thế cho nhà tuyển dụng. Điều này như một lời xin lỗi nhà, vừa rút ngắn thời gian tuyển chọn của phía công ty. Tuy nhiên cần hết sức cẩn trọng, gợi ý một ứng viên sáng giá mà bạn tin chắc sẽ làm hài lòng mọi yêu cầu từ phía tuyển dụng.

Hướng dẫn cách viết thư từ chối nhận việc khéo léo, thông minh nhất

Để thể hiện sự chuyên nghiệp của mình với nhà tuyển dụng, khi viết thư từ chối lời mời công việc bạn có thể tham khảo cách viết thư từ chối nhận việc như sau:

Tiêu để email

Nhiều ứng viên vì mải tập trung vào nội dung thư mà quên đi phần tiêu đề thư. Đây là phần quan trọng, quyết định việc nhà tuyển dụng có đọc email không. Khi viết email từ chối nhận việc, bạn chỉ cần nêu tên và vị trí công việc ứng tuyển là đủ. Không nên viết rõ ràng như “Thư từ chối lời mời nhận việc” hoặc “Thư không nhận việc”, cách viết này không thể hiện bạn là người tinh tế.

Nội dung cần có 

Phần giới thiệu bản thân: Nội dung này cần trình bày ngắn gọn để nhà tuyển dụng biết ai là người gửi, tránh nhầm lẫn với các ứng viên khác. 

Lời cảm ơn: Đừng quên cảm ơn nhà tuyển dụng vì đã dành thời gian và tạo cơ hội việc cho bạn dù vị trí đó chưa thực sự phù hợp với bạn. 

Lời từ chối nhận việc: Khéo léo nêu ra lý do từ chối công việc ngắn gọn, không nhất thiết phải nói rằng đã nhận việc ở công ty khác. Đồng thời, bày tỏ sự tiếc nuối khi chưa có cơ hội trở thành nhân sự của công ty.

Lời kết: Gửi lời cảm ơn chân thành đến nhà tuyển dụng, để lại thông tin liên lạc và bày tỏ hy vọng hợp tác trong tương lai.

>>>Có thể bạn quan tâm: Những điều cần lưu ý khi đi làm giấy khám sức khỏe xin việc

Tham khảo một số mẫu thư từ chối nhận việc 

Sau khi biết cách viết thư từ chối nhận việc, bạn muốn viết một email từ chối nhận việc gửi cho nhà tuyển dụng thì hãy tham khảo một số mẫu dưới đây.

Mẫu thư từ chối nhận việc về lương

Mẫu thư từ chối về vị trí không phù hợp

Mẫu thư từ chối công việc về phong cách làm việc của công ty

Từ chối một lời mời làm việc không phải là điều dễ dàng đối bất kỳ ai. Nhưng chắc chắn rằng với cách viết thư từ chối nhận việc lịch sự và khôn khéo mà Tuyển dụng việc làm gửi đến bạn, bạn sẽ được đánh giá là một ứng viên chuyên nghiệp, giữ cho mình một hình ảnh đẹp trong mắt nhà tuyển dụng.